PANDUAN MENGGUNAKAN EMAIL

PANDUAN MENGGUNAKAN EMAIL
Beberapa menu dan tombol yang biasa terdapat pada program email:
• New Mail untuk menulis pesan baru yang akan dikirim ke e-mail orang lain.
• Reply untuk mengirim email balasan ke alamat email yang masuk.
• Forward untuk meneruskan pesan email yang kita terima (dari pihak kedua) ke alamat email orang lain (pihak ketiga).
• Send/Receive untuk mengecek email yang masuk atau mengirim email yang belum terkirim.
• Inbox yaitu folder tempat menampung email-email yang masuk.
• Outbox yaitu folder tempat menampung email yang hendak dikirim (sementara dalam proses pengiriman).
• Sent Items yaitu folder tempat menampung semua email yang sudah dikirim.
• Deleted Items yaitu folder tempat menampung semua email yang sudah kita hapus dari inbox.
Bila kita memilih New Mail akan muncul jendela untuk menulis email baru yang di dalamnya terdapat sejumlah tombol dan menu diantaranya:
• From yaitu kotak yang di dalamnya tertulis email pengirim.
• To yaitu kotak tempat kita menulis alamat email yang kita tuju.
• CC (Carbon Copy) yaitu kotak tempat kita menulis alamat email lain yang hendak kita kirimkan pesan yang sama sebagai "tembusan".
• BCC (Blind Carbon Copy) fungsinya sama dengan CC tapi alamat email yang ditulis di sini tidak akan diperlihatkan di account email tujuan.
• Subject yaitu kotak tempat kita menuliskan judul dari pesan yang hendak kita kirim.
• Send yaitu tombol untuk memulai pengiriman email baru yang sudah ditulis.
• Attach yaitu tombol untuk melampirkan file yang hendak kita kirim bersama pesan tersebut.
Perlu diketahui bahwa kita bisa mengirim surat kepada banyak alamat email sekaligus. Untuk memasukkan lebih dari satu alamat email tujuan (baik di kotak To, CC maupun BCC) harus diantarai dengan tanda koma (,) ataupun titik koma (;) diantara setiap alamat email.
Beberapa Istilah Seputar E-Mail
• Attachment file yaitu file yang disertakan atau dilampirkan ketika mengirim email.
• Spam yaitu email yang tak diinginkan oleh si penerima yang dikirim oleh orang yang tidak kita kenal (biasanya berbau komersil, kadang juga politis).
• Bounce (pentalan, mental) yaitu pesan yang dikembalikan kepada pengirim, baik karena alamat email penerima tidak benar atau karena sedang ada masalah konfigurasi di sisi penerima.
• Bot yaitu software tertentu yang bertindak mewakili orang (dari kata roBOT).
• Mailbot yaitu software tertentu yang membalas email secara otomatis.
• Listbot yaitu software tertentu yang mengendalikan distribution list atau mailing list.
• Listserver sama dengan listbot.
• Subscribe yaitu mendaftarkan email kita sebagai peserta mailing list atau newsgroup.
• Unsubscribe yaitu memutuskan hubungan dengan sebuah mailing list atau newsgroup.
• Post yaitu mengirim email ke mailing list atau newsgroup.
• Flame yaitu pesan kasar atau tidak sopan.
• Bomb-mail yaitu pengiriman e-mail dalam jumlah yang amat sangat besar/banyak secara sekaligus (biasanya menggunakan program khusus). Dalam dunia internet, perbuatan ini merupakan suatu kejahatan.
• Compose sama fungsinya dengan New Mail atau Send yaitu untuk mengirim sebuah mail baru.


Beberapa Etiket dalam Menggunakan Email
• Perlakukan email secara pribadi. Jika seseorang mengirim informasi atau gagasan kepada Anda secara pribadi, Anda tidak sepatutnya mengirimnya ke forum umum, seperti kelompok grup, atau mailing-list. Email pada dasarnya adalah alat komunikasi personal.
• Jangan gunakan huruf kapital. Membaca pesan email yang menggunakan huruf besar/kapital yang berlebihan, tidak enak dilihat. Di samping itu, penggunaan huruf besar biasanya dianggap berteriak.
• Jangan membicarakan orang atau pihak lain, apalagi kejelekan-kejelakannya. Berhati-hatilah terhadap apa yang Anda tulis. Email memiliki fasilitas bernama Forward, yang memungkinkan si penerima meneruskan (forward) pesan yang diterimanya kepada orang lain.
• Jangan gunakan CC (Carbon Copy). Jika Anda ingin mengirim mail ke sejumlah orang (misalnya di mailing-list), jangan cantumkan nama-nama pada kolom CC. Jika Anda melakukan hal itu, --atau biasa disebut cross posting-- semua orang yang menerima email Anda, akan bisa melihat alamat-alamat email orang lain. Umumnya orang tidak suka bila alamat emailnya disebarluaskan di depan umum. Selalu gunakan BCC (blind carbon copy). Dengan cara ini setiap orang yang dituju hanya bisa melihat alamat emailnya sendiri. Pada Outlook Express, kolom BCC ini bisa dimunculkan dari menu View.
• Jangan gunakan format HTML. Jika Anda mengirim sebuah pesan penting ke rekan Anda, jangan gunakan format HTML tanpa Anda yakin bahwa program email rekan Anda bisa memahami kode HTML. Jika tidak, pesan Anda sama sekali tidak terbaca atau kosong. Sebaiknya, gunakan plain text.
• Jangan kirim attachment file tanpa minta izin sebelumnya. Peraturan email secara internasional melarang pengiriman format melalui email, apalagi di dalam milis. Pengiriman file yang besar akan membebani mailbox orang lain dan membuat proses download menjadi lamban. Jika file melebihi kuota, maka proses downloading praktis terganggu. Jika ini terjadi, Anda bisa dituduh telah melakukan bomb-mail.
• Jawablah secara proporsional. Jangan menjawab dengan terlalu singkat ataupun terlalu panjang. Jawablah sesuai dengan pesan yang dikirim kepada anda. Pesan yang terlalu panjang memakan file yang besar, membuat loading menjadi lambat, menambah beban pulsa baik pada pihak penerima, maupun pada pihak si pengirim. Sedangkan pesan yang terlalu pendek bisa disangka kurang menghargai orang lain.

Posted in: internet